Checklist para cambiar de software de gestión de ISP
Cambiar el sistema con el que opera un ISP es una decisión que se toma cada cinco o diez años y que se vuelve muy cara cuando se toma mal. Esta lista está ordenada por el momento en que cada punto se convierte en problema: lo primero es lo que hay que resolver antes de firmar, porque después ya no tienes poder de negociación.
- 30
- preguntas antes de firmar
- 4
- números que miden el primer ciclo
- 5–10
- años que dura la decisión
Antes de firmar: datos y migración
Si alguna de estas queda sin respuesta concreta —no 'sí, lo manejamos', sino cómo— no hay contrato todavía:
- ¿Quién ejecuta la migración y qué se espera exactamente de tu equipo?
- ¿Qué pasa con los saldos y la cartera vencida al momento del corte?
- ¿Cómo se verifica que la carga quedó bien antes de salir en vivo?
- ¿Se corre un ciclo en paralelo? ¿Está incluido o se cobra aparte?
- Si un registro no cuadra, ¿quién decide y con qué criterio?
Antes de firmar: cumplimiento y facturación
En Colombia esto no es negociable, y conviene verificarlo con documentos reales, no con ejemplos de demostración:
- ¿La emisión electrónica cumple la normativa vigente de la DIAN?
- ¿Cómo se maneja un documento rechazado: cómo me entero y cómo lo corrijo?
- ¿Soporta notas crédito y ajustes a mitad de ciclo?
- ¿La emisión es masiva por ciclo o documento por documento?
- ¿Qué pasa si cambia la normativa: la actualización está incluida?
Antes de firmar: operación y reglas de negocio
Aquí es donde muchas plataformas se ven bien en la demo y fallan con tu caso real. Tus reglas de mora no son las genéricas:
- ¿Puedo definir mis propios días de gracia y umbrales de suspensión?
- ¿El corte y la reconexión ocurren solos, o generan una tarea manual?
- ¿Funciona fuera del horario laboral, fines de semana y festivos?
- ¿Puedo tener excepciones por abonado y quién las autoriza?
- ¿Soporta velocidad reducida como paso previo al corte total?
Antes de firmar: contrato y salida
La cláusula que nadie lee es la que más importa cuando la relación se rompe:
- ¿El precio sube por abonado, por módulo, o por ambos? ¿En qué tramos?
- ¿Hay costo de implementación además de la mensualidad?
- ¿Cuál es la permanencia mínima y qué pasa si me salgo antes?
- Si quiero irme, ¿puedo exportar mi información completa y en qué formato?
- ¿Qué nivel de soporte incluye y en qué horario? ¿En español?
Durante la implementación
Aquí se acumulan los retrasos que nadie presupuestó. Revisar estos cuatro puntos semanalmente evita descubrir el problema el día de la salida:
- ¿Se corrió al menos un ciclo completo en paralelo, no una muestra?
- ¿Se validó la emisión fiscal con documentos reales?
- ¿Se probaron cortes y reconexiones con abonados reales, en horario no laboral?
- ¿El equipo fue formado en su propio flujo de trabajo, no en un manual genérico?
Después de la salida en vivo: qué medir
El primer ciclo completo es la verdadera prueba. Estos cuatro números, comparados contra el mes anterior, dicen si el cambio valió la pena:
- Cuántas facturas fueron rechazadas y por qué motivo.
- Cuántas horas de trabajo consumió el cierre de mes.
- Cuántos cortes y reconexiones ocurrieron sin intervención humana.
- Cuántos abonados llamaron por un cobro que no entendieron.
Preguntas frecuentes
- ¿Cuál es el mejor momento del año para cambiar de sistema?
- Entre ciclos de facturación, y evitando los meses de mayor carga operativa. Lo que importa más que el mes es que el corte no caiga en medio de una emisión: se sale en vivo con el ciclo anterior cerrado y el siguiente todavía sin emitir.
- ¿Cuánto debería costar la implementación?
- Varía mucho, pero lo importante es entender qué incluye: migración, configuración, ciclo en paralelo y capacitación son cuatro partidas distintas. Un precio bajo que deja la migración a tu cargo suele salir más caro en horas de tu propio equipo.
- ¿Puedo cambiar solo algunos módulos y dejar el resto?
- Técnicamente sí, pero pierdes la mayor parte del valor. El beneficio no está en cada módulo por separado sino en que compartan los mismos datos: si la facturación vive fuera, el recaudo sigue sin conciliarse solo.
